SmartFleet rakensi isoille organisaatioille sopivan kalustonhallintajärjestelmän, joka toi Espoon kaupungille ajantasaisen näkymän, helpomman raportoinnin ja automatisoidun kustannusseurannan.

Kun vanha, Access-pohjainen kalustonhallintajärjestelmä alkoi hidastaa työntekoa ja vaikeuttaa raportointia, Espoon kaupunki päätti uudistaa järjestelmänsä. Tilalle valittiin SmartFleetin moderni PRO-ratkaisu, joka tarjoaa ajantasaisen näkymän yli 1300 ajoneuvon, koneen ja lisälaitteen hallintaan.

Ajantasainen näkymä – kalusto, kustannukset ja automaatio yhdessä

Uudessa järjestelmässä koko kaupungin kalusto ja kustannukset on yksilöitynä, mukaan lukien esimerkiksi koneiden lisälaitteet, kuten kauhat. Kalustotiedot ovat aina ajantasaisesti saatavilla selaimen kautta ilman erillisiä ohjelmistoasennuksia, mikä on tehostanut arkea huomattavasti. Järjestelmä mahdollistaa sisäisen ja ulkoisen laskutuksen, kustannusseurannan sekä monipuolisen raportoinnin.

Rajapintojen ansiosta esimerkiksi polttoaineen osto- ja kulutustiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmään, eikä erillisiä manuaalisesti siirrettäviä tiedostoja tarvita. Jatkossa järjestelmää kehitetään edelleen, kun uusia toimittajia tuodaan mukaan ja tiedonsiirtoa automatisoidaan entisestään.

Yhteistyö ja asiantuntemus vakuuttivat

SmartFleetin projektisuunnitelma oli tilaajan mielestä selkeä ja realistinen. Heti alussa käytiin selkeästi läpi, mitkä järjestelmän osat ovat jo valmiita, ja mitä tulisi vielä kehittää sekä millä aikataululla. Erityisesti SmartFleetin monipuolinen ammattitaito ja substanssiosaaminen saavat kiitosta: ”SmartFleetin tiimi puhui kanssamme samaa kieltä”.

Käyttöönotto ylitti odotukset

Käyttöönotto onnistui kaupungin näkökulmasta poikkeuksellisen sujuvasti: “Sovituissa aikatauluissa pysyttiin, eikä viivästyksiä tullut toimittajasta johtuen, mikä on harvinaista.” Järjestelmä vastasi alusta asti käyttöön asetettuihin vaatimuksiin, ja erityisesti palvelun käytettävyyttä ja joustavuutta pidettiin onnistuneina. Suora yhteys kehitystiimiin lisäsi luottamusta ja tehosti viestintää.

Vanhan järjestelmän rajoitteet, kuten hidas etäkäyttö ja heikko skaalautuvuus, ovat nyt taakse jäänyttä elämää. Kalustonhallinta tukee nyt aidosti kaupungin arkea – reaaliaikaisesti, läpinäkyvästi ja hallitusti.