SmartFleet byggde ett system för vagnparkshantering som passar stora organisationer och gav Esbo stad en aktuell överblick, enklare rapportering och automatiserad kostnadsuppföljning.

När det gamla Access-baserade systemet för vagnparkshantering började göra arbetet långsammare och rapporteringen svårare beslutade Esbo stad att uppgradera sitt system. SmartFleets toppmoderna PRO-lösning valdes som ersättare och ger en aktuell bild av hanteringen av mer än 1 300 fordon, maskiner och tillbehör.

En aktuell bild – vagnpark, kostnader och automation tillsammans

I det nya systemet specificeras all stadsutrustning och alla kostnader, inklusive till exempel maskintillbehör som skopor. De aktuella uppgifterna om fordonsparken är alltid tillgängliga via en webbläsare, utan behov av separata programvaruinstallationer, vilket har gjort vardagen mycket mer effektiv. Systemet möjliggör intern och extern fakturering, kostnadsuppföljning och omfattande rapportering.

Tack vare gränssnitten överförs uppgifter om t.ex. inköp och förbrukning av bränsle automatiskt till systemet, utan behov av separat manuell överföring av filer. I framtiden kommer systemet att vidareutvecklas i takt med att nya leverantörer tillkommer och dataöverföringen automatiseras ytterligare.

Samarbete och expertis säkerställs

SmartFleets projektplan var tydlig och realistisk för kunden. Redan från början diskuterades det tydligt vilka delar av systemet som redan var färdiga, vad som fortfarande behövde utvecklas och tidsramen. SmartFleet får särskilt beröm för sin mångsidiga professionalism och sakkunskap: “SmartFleet-teamet talade samma språk som vi”.

Uppslutningen överträffade förväntningarna

Ur stadens synvinkel gick implementeringen exceptionellt smidigt: “Vi höll oss till den överenskomna tidsplanen och det uppstod inga förseningar på grund av leverantören, vilket är ovanligt.” Systemet uppfyllde kraven från början, och särskilt tjänstens användbarhet och flexibilitet ansågs vara framgångsrik. Direktkontakten med utvecklingsteamet ökade förtroendet och förbättrade kommunikationen.

Begränsningarna i det gamla systemet, som långsam fjärråtkomst och dålig skalbarhet, tillhör nu det förflutna. Fleet management stöder nu verkligen stadens dagliga liv – i realtid, transparent och på ett kontrollerat sätt.